Matriz de Eisenhower: Como Definir Prioridades em 4 Etapas

Matriz de Eisenhower é uma ferramenta prática para:

1. Enxergar as prioridades com clareza,

2. Organizar os pensamentos e

3. Aproveitar melhor o tempo.

O grande problema é que a maioria das pessoas ainda desperdiça seu tempo com tarefas e projetos que não as aproxima dos seus objetivos.

A verdade é que temos uma tendência natural a priorizar tarefas urgentes sobre todas as outras, independentemente das recompensas a longo prazo.

Em outras palavras, aquilo que é urgente tende a ocupar todo nosso tempo.

Mas, veja bem: estar ocupado é diferente ser produtivo.

Quando enxergamos apenas as tarefas urgentes, acabamos negligenciando aquilo que é realmente importante.

E é justamente nesse contexto que entra a Matriz de Eisenhower.

Mas... O Que é a Matriz de Eisenhower?

Chega de passar a semana inteira apagando incêndios, e mesmo assim permanecer distante dos resultados.

Ao distinguir entre tarefas urgentes e importantes, você poderá concentrar mais tempo e energia nas atividades que mais importam.

Mas... o que é a Matriz de Eisenhower?

“Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.” - Dwight D. Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples de tomada de decisão.

Ela usa duas características para definir o nível de prioridade:

Urgência e importância.

Ou seja, uma tarefa pode ser:

1. Urgente ou não urgente;

2. Importante ou não importante.

Agora vamos ver como isso funciona na prática.

Como a Matriz de Eisenhower Funciona?

A partir de agora, a Matriz de Eisenhower vai impedir que você use seu tempo apenas com tarefas menos importantes.

Com sua ajuda, você vai dividir suas tarefas em 4 níveis de prioridade:

• Urgente e importante: Fazer
• Urgente e não-importante: Delegar
• Não urgente e importante: Agendar
• Não urgente e não importante: Eliminar

Essa divisão vai te mostrar com clareza quais são as atividades que devem ser feitas imediatamente e quais podem ser delegadas, agendadas para depois ou até mesmo eliminadas.

Agora veja um exemplo prático de como usar a Matriz de Eisenhower

Urgente e Importante: Prioridades Para Fazer

Tarefas urgentes e importantes são crises, com datas de vencimento.

Faça essas tarefas primeiro. Eles exigem sua atenção imediata.

Use sua Matriz de Eisenhower para enxergar tarefas urgentes, como por exemplo:

• Levar filho doente ao médico: urgente e importante
• Estudar para a prova de amanhã: urgente e importante
• Pagar os boletos que vencem hoje: urgente e importante

Não-Urgente e Importante: Atividades Para Agendar

Tarefas não urgentes e importantes ajudam você a atingir seu objetivo.

Contudo, elas não têm um prazo urgente.

Por isso agende essas tarefas para fazer mais tarde.

Pessoas produtivas e bem-sucedidas passam a maior parte do tempo aqui.

Cumprir essas tarefas é o que proporciona maior satisfação.

A maioria das pessoas, no entanto, não gasta tempo suficiente aqui por não saber exatamente o que é realmente importante.

Use sua Matriz de Eisenhower para enxergar o que pode ser agendado para fazer mais tarde com calma e qualidade.

• Levar o carro na revisão: não urgente e importante - não urgente e importante;
• Jantar romântico com a esposa - não urgente e importante - não urgente e importante
• Comprar roupas novas para trabalhar - não urgente e importante - não urgente e importante.

Urgente e Não Importante: Tarefas Para Delegar

As tarefas que se enquadram neste quadrante são quase sempre interrupções da sua prioridade.

Esse é o momento para pedir ajuda de outras pessoas capacitadas.

O problema é que a maioria das pessoas passa a maior parte do tempo nesse quadrante.

Muitos creditam que estão trabalhando em tarefas urgentes que são importantes quando, na realidade, essas tarefas não aproximam em nada de seus objetivos de longo prazo.

Use sua Matriz de Eisenhower para enxergar as tarefas que podem ser delegadas:

• Fazer faxina em casa: urgente e não importante;
• Buscar a pizza que está pronta na pizzaria: urgente e não importante;
• Cortar a grama alta do jardim - urgente e não importante.

Não-Prioridades que Podem Ser Eliminadas

Essas tarefas não são urgentes nem ajudam você a alcançar seus objetivos de longo prazo.

São simplesmente distrações do que é mais importante.

Use sua Matriz de Eisenhower para excluir essas tarefas de sua programação sempre que possível.

• Maratonar série nova da Netflix - não urgente e não importante
• Responder os comentários numa discussão sobre política no Facebook - não urgente e não importante
• Churrasco com colegas distantes - não urgente e não importante

Diferença Entre Tarefas Urgentes e Importantes

O princípio básico por trás da Matriz de Eisenhower é saber diferenciar bem as tarefas que são importantes das tarefas urgentes.

Tarefas urgentes exigem atenção imediata.

Elas te fazem sentir com a obrigação a cumprir.

Quando nosso foco está apenas em resolver o que é urgente ficamos apressados, estressados e dispersos.

Por outro lado as tarefas importantes contribuem para sua missão, valores e objetivos de longo prazo.

Eles podem não produzir resultados imediatos (por isso são facilmente deixadas de lado).

Em alguns casos, tarefas importantes também são urgentes - mas geralmente não.

Concentrar-se em tarefas importantes sentir calmo, racional e aberto a novas ideias.

Nota: Se você adiar tarefas importantes por tempo suficiente, elas podem se tornar urgentes.

Como Definir Prioridades Com Clareza?

As pessoas tendem a acreditar que todas as tarefas urgentes também são importantes - quando frequentemente, não são.

Esse erro acontece porque temos a tendência de focar nos problemas e soluções de curto prazo.

Mas a felicidade e a realização vêm quando nos concentramos no longo prazo.

Pensando nisso, criamos uma ferramenta completa para definir suas prioridades todos os dias nas próximas 12 semanas.

Com sua ajuda você vai:

1. Organizar a bagunça dos seus pensamentos e definir o norte da sua jornada;

2. Planejar os próximos passos com estratégia;

3. Executar o plano na prática todos os dias.

Esse é o exato passo-a-passo para atingir objetivos semanais e diários sem perder mais tempo na direção errada.

Para saber mais sobre essa nova oportunidade acesse esse link.